MyDATEV: Digital mit Mandanten Zusammenarbeiten — von der Anbahnung bis zur Beratung
Die Herausforderungen an Kanzleien, deren Mitarbeiter und die Mandanten waren selten umfassender. Eine tiefgreifender Transformation der Arbeitsprozesse, der Wandel hin zu Cloud-Technologien, steigende regulatorische Anforderungen, wie E-Rechnung und digitale Personalakte müssen bewältigt werden. Dazu noch der Fachkräftemangel und das Tagesgeschäft.
Eine Lösung um mit dem Bestand wieder vor die Welle zu kommen und die richtigen Mandanten für die Zukunft zu finden bietet MyDATEV. Die zentrale Plattform, um den gesamten Beratungsprozess digital abzubilden. Von der ersten Kontaktaufnahme über das strukturierte Onboarding bis hin zur langfristigen digitalen Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Eine Plattform. Eine Lösung.
In den folgenden fünf Stufen wird der Weg zu einem digitalen Beratungsprozess mit Neu- und Bestandsmandanten erläutert und erklärt. warum jede einzelne dieser Stufen ein entscheidender Schritt, in einem aufeinander aufbauenden Prozess in die digitale und kollaborative Zusammenarbeit mit den Mandanten ist, Mandanten mit denen man gerne gemeinsam in die Cloud gehen möchte
Stufe 1: Mandatsanbahnung — Mandate ansprechen, die digital Zusammenarbeiten wollen.
Die qualifizierte Prüfung der Bereitschaft zur digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten beginnt bereits vor der eigentlichen Mandatsannahme. Mit der MyDATEV Mandatsanbahnung und der sich anschließenden Interessentenverwaltung können Kanzleien potenzielle Mandanten ansprechen, nachweislich qualifizieren und durchgängig digital und strukturiert in eine Mandatierung überführen.
Bereits in dieser frühen Phase lassen sich wichtige Fragen klären:
- Arbeitet der Mandant bereits (wirklich) digital?
- Welche Softwarelösungen werden aktuell eingesetzt?
- Können Belege und Informationen digital bereitgestellt werden und wie ist deren Qualität?
- Passt der Mandant zu den geforderten Prozessen der Kanzlei?
Diese strategische Mandantenauswahl ist ein Garant für Kanzleien, gezielt Mandate aufzunehmen, die im aktuellen Transformationsprozess langfristig effizient und digital betreut werden können. Additional wird der gesamte Prozess von der ersten Anfrage bis zur Mandatsannahme transparent dokumentiert und digital abgewickelt.
Ein Mandant, der analog arbeitet, wird sich nicht über Nacht an digitale Prozesse gewöhnen / diese umsetzen. . Wer Mandanten nicht qualifiziert und strategisch wählt, vergrößert nur die Effizienzprobleme von heute, anstatt Freiräume für morgen zu schaffen.
Stufe 2: Basisdaten online bereitstellen— die technische Grundlage schaffen
Damit eine digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant möglich wird, müssen zunächst die Basisdaten online bereitgestellt werden. Dabei werden organisatorische Mandantenstammdaten aus dem DATEV Arbeitsplatz einmalig in die DATEV-Cloud übertragen. Nach der Aktivierung werden Änderungen an Stammdaten automatisch synchronisiert. Damit entsteht die technische Basis für eine durchgängig digitale Zusammenarbeit.
Übertragen werden:
- Mandantenstammdaten
- Mandantennummer
- Organisatorische Informationen zur Kanzlei-Mandantenbeziehung
Es werden ausschließlich Stammdaten übertragen, keine Buchhaltungsdaten oder Belege. Diese Daten bilden die technische Grundlage für zahlreiche DATEV-Cloudlösungen. Erst eine Bereitstellung ermöglicht die Nutzung von Cloud-Anwendungen wie MyDATEV Kanzlei, MyDATEV Kommunikation, DATEV Meine Steuern und DATEV Arbeitnehmer online.
Stufe 3: MyDATEV als zentraler Ausgangspunkt
Mit der Weiterentwicklung der Cloudstrategie der DATEV entwickelt sich MyDATEV zum zentralen Einstiegspunkt für die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Die Plattform fungiert als übergreifender Ausgangspunkt, der die verschiedene Anwendungen miteinander verbindet.
Über das MyDATEV Mandantenportal erhalten Mandanten Zugriff auf verschiedene DATEV-Cloudlösungen. Die Plattform verbindet alle relevanten Arbeitsbereiche:
Rechnungswesen: Ein Absprung in DATEV Unternehmen online ermöglicht weiterhin digitale Belegbereitstellung, Belegfreigaben, Zahlungsverkehrund andere vorgelagerte Tätigkeiten. Integrierte Kommunikationsmöglichkeiten erlauben es, Datenschutzkonform Aufgaben zu kommunizieren und revolutionieren die kollaborative Zusammenarbeit in der Finanzbuchhaltung.
Digitales Lohnmanagement: Die Integration von DATEV Personal ermöglicht den digitalen Austausch und die resultierende Archivierung personalrelevanter Dokumente. Vom digitalen Mitarbeiterfassungsbogen, über die eAU-Abfrage und die Meldung der Bewegungsdaten ermöglicht es die zukünftige Kommunikation zwischen Arbeitgeber, Kanzlei und Mitarbeitern.
Klassische Steuerberatungsprozesse: Über DATEV Meine Steuern können Mandanten steuerliche Dokumente digital bereitstellen, Informationen sicher an die Kanzlei übermitteln und sogar bequem die Freigabe der Unterlagen realisieren.
Stufe 4: Professionelles Onboarding
Nachdem die Bereitschaft zur digitalen Zusammenarbeit geschaffen und die qualifizierte Auswahl der strategisch wertvollen Neumandate abgeschlossen ist, gilt es diese Mandanten weiter in Digitalen Prozessen zu belgeiten Aber nicht nur diese, auch bestehende Mandate sollten auf die neue Form der gewünschten Zusammenarbeit vorbereitet werden.
Nachdem dieEinrichtung von MyDATEV in der Kanzlei erfolgt ist und die Mitarbeiter im Umgang geschult wurden, werden bestehende Mandanten für die Plattform registriert und erhalten Zugang zu ihrem jeweiligen MyDATEV Mandantenportal.
Die Anmeldung erfolgt über sichere zwei Faktor Authentifizierungsverfahren mit DATEV SmartLogin oder DATEV SmartCard.
Im Rahmen des Onboardings wird gemeinsam mit dem Mandanten festgelegt:
- Umfang der genutzten Anwendungen
- Prozesse zum Dokumenten austausch
- Kommunikationsprozesse und Aufgabenverteilung
Wir haben die Erfahrung gesammelt, dass der Erfolg der MyDatev Einführung, also die Nutzungsbereitschaft der Mandanten, mit der Qualität des Onboardings steht und fällt. Mandanten müssen verstehen, wie sie mit MyDATEV arbeiten sollen und welche Vorteile sich aus einer Nutzung für sie ergeben, denn wer nicht weiß was zu tun ist, der tut im Zweifel nichts.. Ein standardisierter und strategischer Onboarding-Prozess, der die Nutzung zu Beginn schult und damit auch zur Nutzung verpflichtet ist daher keine Option, sondern notwendige Voraussetzung.
Stufe 5: Kollaborative Zusammenarbeit
Durch die verpflichtende und bereitwillige Nutzung des neu gewonnen und alt vertrauten Mandantenstammes, kann MyDATEV zur zentralen Plattform für die tägliche Zusammenarbeit werden. Dokumente, Aufgaben, Nachrichten und Informationen werden sinnstiftend und Informationseffizient ausgetauscht. Keine Datengräber, keine Versionierung, kein Informationsverlust.
Kanzlei und Mandant profitieren von
- Reduzierter E-Mail-Kommunikation (weniger Medien)
- Strukturiertem Dokumenten- und Informationsaustausch (besserer Datenschutz)
- Klare Aufgabenverteilung (eindeutige Verantwortlichkeiten)
- Transparente Zusammenarbeit über alle Prozesse (weniger Rückfragen)
MyDATEV als infrastrukturelles Rückgrat Ihrer digitalen Kanzlei jetzt etablieren
Mandant verbindet MyDATEV verbindet verschiedene Prozesse miteinander und ermöglicht eine durchgängige digitale Zusammenarbeit über den gesamten Beratungsprozess eines Mandanten.
Diese fünf Stufen bauen aufeinander auf:
- Qualifizierte Mandantenauswahl über digitale Mandatsanbahnung
- Technische Grundlage durch Basisdaten online
- Einrichtung derMyDATEV-Plattform in der Kanzlei
- StrukturiertesOnboardingvon Bestandsmandanten
- Kollaborative Zusammenarbeitleben
Bei Stufe 3 zu starten, ohne die ersten beiden sauber umgesetzt zu haben, bedeutet Effizienz zu verlieren. Stufe 4 zu überspringen, führt zu einer Plattform, die niemand nutzt.
DATEV macht es möglich, sind Sie bereit. Starten Sie jetzt mit einer Prozessanalyse.
Mit unseren Solution und Corporate Partnern CDS Peter Griese und Comp-Pro Systemhaus GmbH unterstützen wir Sie bei der Einrichtung, dem Onboarding und der Optimierung Ihrer MyDATEV-Umgebung — von der ersten Planung bis zum laufenden Betrieb.